Date de publication : octobre 2022
En sa qualité d’organisation de coordination du projet D4D Hub UA-UE, Enabel est l’entité responsable du traitement et de la protection des données à caractère personnel collectées via D4D Access.
Enabel est sensible à la protection de votre vie privée
Enabel s’engage à protéger et à traiter vos données à caractère personnel avec soin, transparence et dans le strict respect de la législation en matière de protection de la vie privée. Le nouveau Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données ou « RGPD ») s’applique depuis le 25/05/2018. Enabel traite vos données à caractère personnel conformément aux exigences de ce dernier.
L’objectif de cette déclaration générale de protection de la vie privée (ci-après, la « Déclaration ») est de vous informer de manière complète sur le sujet dans le cadre du rôle joué par Enabel dans la coordination du projet D4D Hub UA-UE. Elle explique comment Enabel, en tant que responsable du traitement, collecte, utilise et conserve vos données à caractère personnel dans le contexte dudit projet.
Nous vous invitons à prendre le temps de lire cette Déclaration pour vous familiariser avec les pratiques d’Enabel en la matière.
Portée de la Déclaration
A. Que signifient « donnée à caractère personnel », « traitement », qui est « responsable du traitement » et qui est la personne de contact privilégiée « DPO » ?
Une donnée à caractère personnel est toute information à propos d’une personne physique identifiée ou identifiable. Il peut, par exemple, s’agir du nom d’une personne, d’une photo, d’un numéro de téléphone, d’un code, d’un mot de passe, d’une date de naissance ou d’une adresse e-mail.
Le traitement consiste en toute opération portant sur une donnée à caractère personnel. Le traitement couvre entre autres tous les aspects liés à la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction de cette donnée.
Enabel, Agence belge de développement, ayant son siège social Rue Haute 147, 1000 Bruxelles en Belgique, est responsable du traitement de vos données à caractère personnel dont elle dispose. Cela signifie qu’Enabel détermine les finalités et les moyens du traitement de ces données et qu’elle est votre interlocutrice ainsi que celle des autorités de contrôle pour toute question relative à l’utilisation de celles-ci. Au niveau d’Enabel a été désigné·e comme point de contact unique au sein de notre entreprise un·e délégué·e à la protection des données (« Data Protection Officer » ou « DPO ») dont les coordonnées sont les suivantes :
Enabel
Data Protection Officer
Rue haute 147
1000 Brussels
DPO@enabel.be
B. Qui est concerné ?
Cette Déclaration s’applique à toutes les personnes physiques qui entrent en contact avec Enabel dans le cadre des activités du projet D4D Hub UA-UE. En revanche, les personnes morales ne sont pas concernées par cette Déclaration.
C. What data are covered by this Notice?
Lors de ses interactions avec vous et en fonction de la nature de votre relation contractuelle ou autre avec Enabel dans le cadre du projet D4D Hub UA-UE, Enabel peut être amenée à collecter différentes données à caractère personnel vous concernant :
- données d’identification (par exemple : nom, prénom, adresse, date de naissance, etc.) ;
- données de contact (par exemple : adresse postale, adresse e-mail, téléphone, etc.) ;
- caractéristiques personnelles (par exemple : photo, langue, nationalité, date et lieu de naissance) ; informations sur l’éducation et la formation (par exemple : niveau d’éducation, diplômes, qualifications ou parcours scolaire) ;
- en cas de procédure de passation de marchés : données professionnelles (par exemple : employeurs précédents et actuels, références professionnelles, etc.) ; compétences personnelles (par exemple : compétences en communication, compétences organisationnelles/managériales, compétences en termes de gestion des outils informatiques…) ;
- numéro de registre national, numéro de passeport, numéro de TVA ;
- données comportementales, à savoir les données relatives à votre utilisation de nos sites web (par exemple : préférences linguistiques, cookies, journaux de vos activités, etc.) ;
- informations de connexion, à savoir les informations que nous recueillons lorsque vous vous connectez à nos sites web (par exemple : adresse IP, informations sur l’appareil de connexion, etc.) ;
- photos ou vidéos à des fins de communication et/ou de visibilité.
Quand et comment vos données à caractère personnel sont-elles collectées ?
Certaines de vos données peuvent être collectées par Enabel :
- lorsque vous participez à et/ou exécutez un marché public avec Enabel dans le cadre du projet D4D Hub UA-UE ;
- lorsque vous vous abonnez à une de nos newsletters, répondez à une de nos invitations (conférences, évènements…), etc. ;
- lorsque vous participez aux évènements que nous organisons ; lorsque vous nous contactez par les différents canaux mis à votre disposition par Enabel via le projet D4D Hub UA-UE (par exemple : des formulaires de contact en ligne pour demander des informations ou introduire une plainte, l’e-mail, le téléphone, les réseaux sociaux ou autres) ;
- lorsque vous participez à des enquêtes qualitatives (post)session ou à d’autres processus de collecte de données à des fins de monitoring et d’évaluation ;
- lorsque vous soumettez un produit de connaissance sur D4D Access ;
- lorsque vous visitez nos sites web (y compris D4D Access et le site web du D4D Hub) au moyen de cookies et d’autres technologies.
Quand Enabel vous demande des données à caractère personnel dans le cadre du projet D4D Hub UA-UE, vous avez le droit de ne pas accéder à sa demande. Ce refus pourrait toutefois empêcher la naissance de relations contractuelles, modifier la nature de celles-ci ou en influencer la gestion.
Sur quelles bases et à quelles fins vos données peuvent-elles être traitées ?
Enabel utilise vos données pour différentes finalités dans le cadre du projet D4D Hub UA-UE, qui sont détaillées ci-dessous. Pour chaque traitement, seules les données pertinentes et nécessaires à la poursuite de la finalité en cause sont traitées. En outre, Enabel s’engage à ne traiter vos données personnelles que d’une manière compatible avec les finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées.
Nous recueillons vos données aux fins suivantes :
- Traitement de votre demande, soumission, candidature ou plainte : lorsque vous nous adressez une demande et que vous partagez vos coordonnées avec nous dans ce but (que ce soit via nos formulaires de contact, de soumission ou de plainte sur notre site web ou tout autre canal de communication), nous utilisons vos données pour répondre à votre demande en vous contactant. Enabel traite alors vos données d’identification et de contact, ainsi que le contenu de votre message, parce que vous y consentez en nous adressant votre demande. Enabel n’utilise ces informations que pour traiter suffisamment votre question ou votre plainte.
- Envoi de newsletters : lorsque vous vous inscrivez aux newsletters du D4D Hub UA-UE / D4D Hub afin d’être tenu·e informé·e de nos activités, Enabel récolte votre adresse e-mail de manière à vous envoyer nos newsletters. Vous recevez ces newsletters, parce que vous y avez consenti. Si vous ne souhaitez plus recevoir nos newsletters, vous pouvez à tout moment retirer votre consentement, via le lien intégré directement dans chaque newsletter.
- Gestion de nos évènements : lorsque vous vous inscrivez à un des évènements que nous organisons et que vous participez à celui-ci, nous traitons certaines de vos données personnelles sur base de votre consentement et de notre intérêt légitime à gérer/organiser nos évènements. Plus précisément, nous traitons vos données dans ce cadre pour :
- Gérer et comptabiliser les participant·es à nos évènements
- Vous contacter par rapport à l’évènement auquel vous assistez (p. ex., enquêtes de satisfaction, etc.)
- Utiliser des photos et des vidéos sur lesquelles vous pourriez apparaître en tant qu’images d’ambiance pour la promotion de l’évènement et de ses éditions futures, et les publier sur notre site web, notre intranet, nos réseaux sociaux et dans nos brochures. Les photos et vidéos ne seront jamais transmises à des tiers à des fins commerciales.
- Lors de l’inscription en ligne à nos évènements, vous avez la possibilité de signaler à l’avance que vous ne souhaitez pas être pris·e en photo ou filmé·e de manière ciblée et/ou que vous ne souhaitez pas que ces photos ou vidéos où vous êtes clairement reconnaissable soient utilisées par le projet D4D Hub UA-UE/Enabel. Si, toutefois, une photo ou vidéo dans laquelle vous apparaissez clairement venait à être publiée par Enabel via le projet D4D Hub UA-UE, vous avez le droit de demander le retrait de ces photos ou vidéos. Vous pouvez le faire en envoyant un e-mail à au-eu@d4dhub.eu avec vos nom, prénom et nom de l’évènement auquel vous avez participé, ainsi que l’indication de la photo ou de la vidéo en question (lien ou référence). Celle-ci sera retirée des publications en ligne dans les meilleurs délais et dans l’observance des contingences technologiques.
- Gestion de nos marchés publics : lorsque vous participez à et/ou exécutez un marché public avec Enabel, Enabel recueille les coordonnées des personnes de contact de nos fournisseurs et partenaires, comme le nom, le prénom, le numéro de téléphone professionnel, l’adresse e-mail professionnelle et l’adresse du lieu de travail, le nom de l’organisme représenté (le cas échéant), mais également le numéro de TVA ou le numéro de registre national (si la personne n’est pas en société). Le cas échéant, Enabel recueille également le CV ainsi que le casier judiciaire et la situation fiscale du fournisseur, du partenaire ou de la personne les représentant. Enabel traite ces renseignements, car elle a l’obligation légale de recueillir ces informations dans le cadre de la gestion de nos marchés publics.
- Attribution et gestion de nos subsides : lorsque vous participez à un appel à propositions dans le cadre de l’attribution de subsides par Enabel, Enabel recueille les coordonnées des personnes de contact (« représentant·e autorisé·e ») de l’entité soumettant la demande de subside, comme le nom, le prénom, le numéro de téléphone professionnel, l’adresse e-mail professionnelle, l’intitulé de la fonction et le nom de l’organisme représenté. Nous traitons ces renseignements, car nous avons l’obligation légale de recueillir ces informations dans le cadre de la gestion de l’attribution de nos subsides.
- Navigation sur notre site web : chaque fois que vous visitez notre site web, Enabel recueille des données relatives à votre navigation et utilisation de notre site, au moyen de cookies et d’autres technologies pour assurer le fonctionnement optimal de notre site web.
- Présence sur les réseaux sociaux : le projet D4D Hub UA-UE possède une page d’entreprise sur différents réseaux sociaux, à savoir, Twitter, YouTube et Medium. Gérées par Enabel, ces pages sont utilisées dans le but de vous informer sur notre actualité et, le cas échéant, communiquer avec vous si vous nous posez une question via la messagerie ou les commentaires. Si vous nous transmettez des données personnelles via la messagerie d’un réseau social, celles-ci ne sont utilisées que pour répondre à votre question ou pour faire suite à votre demande. Enabel traite alors vos données personnelles sur la base de notre intérêt légitime à communiquer avec les visiteur·euses de notre page.
Enabel utilise également la fonction de rapports statistiques fournie par les réseaux sociaux en relation avec le fonctionnement de nos pages d’entreprise afin d’obtenir des données statistiques (anonymisées dans la mesure du possible) sur les utilisateur·rices, par exemple, concernant les « j’aime » sur nos tweets, la visibilité de nos posts et les données démographiques des visiteur·euses de la page. Ce traitement de données est destiné à permettre à Enabel, en tant qu’opérateur des réseaux sociaux du projet, de recevoir des statistiques permettant de contrôler la visibilité de nos activités. Les statistiques des visiteur·euses du site web nous sont transmises exclusivement sous forme anonyme. Enabel n’a pas accès aux ensembles de données sous-jacents.
Enabel attire également votre attention sur le fait que, lorsque vous visitez nos réseaux sociaux, des cookies sont généralement installés, par le réseau social en question, sur votre appareil. Ces cookies enregistrent votre comportement de navigation et vos intérêts. Les données personnelles récoltées par ces cookies sont ensuite utilisées à des fins d’analyses statistiques et de marketing (afin de vous proposer des publicités ciblées censées correspondre à vos centres d’intérêt). Enabel n’a aucun contrôle ni accès aux données personnelles récoltées par les différents réseaux sociaux. Enabel n’a aucune influence sur la façon dont vos données personnelles sont traitées par les réseaux sociaux. En conséquence, Enabel tient à vous signaler que, pour toute question relative au traitement de vos données par ces réseaux sociaux ou pour exercer vos droits par rapport à vos données, vous devez vous tourner vers le réseau social concerné. En effet, seul le réseau social a un accès direct et un contrôle sur les données personnelles collectées à travers l’utilisation de nos pages, et peut donc prendre les mesures nécessaires. Pour plus d’informations concernant le traitement de vos données personnelles par les différents réseaux sociaux, veuillez donc consulter la déclaration de confidentialité de ces réseaux sociaux ou prendre contact directement avec le réseau social concerné.
Comment Enabel protège-t-elle vos données ?
Enabel s’engage à préserver la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles. Pour ce faire, Enabel a mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour empêcher la destruction, la perte, la falsification, l’altération, l’accès non autorisé ou la divulgation de vos données personnelles à des tiers et tout autre traitement non autorisé de ces données dans le cadre du projet D4D Hub UA-UE.
Enabel a tout mis en œuvre pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des systèmes d’information et des services qui traitent les données personnelles. Ces mesures comprennent notamment des mesures de sécurité physique et opérationnelle, le contrôle d’accès, la sensibilisation et des clauses de confidentialité. L’accès à vos données à caractère personnel n’est autorisé qu’aux seules personnes pour lesquelles cela s’avère nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches. Elles sont tenues à une stricte discrétion professionnelle et doivent respecter toutes les prescriptions techniques et organisationnelles prévues pour assurer la confidentialité des données à caractère personnel. Enabel a mis en place des moyens techniques afin de protéger vos données à caractère personnel. Enabel veut ainsi éviter que des personnes non autorisées y aient accès, les traitent, les modifient ou les détruisent.
Nos sites web peuvent parfois contenir des liens vers des sites de tiers (médias sociaux, organisateurs d’évènements que nous soutenons...), gérés par d’autres partenaires de mise en œuvre du D4D Hub UA-UE (GIZ, Expertise France, AFD, LuxDev, eGA, MFA Estonia et ITL), dont les conditions d’utilisation ne rentrent pas dans le champ d’application de cette Déclaration ni de notre responsabilité. Nous vous recommandons par conséquent de lire attentivement leur Déclaration de protection des données à caractère personnel pour savoir comment ils respectent votre vie privée.
Qui a accès à vos données et à qui sont-elles transférées ?
A. Généralités
Afin de protéger votre vie privée, les collaborateurs et collaboratrices du projet D4D Hub UA-UE employé·es par Enabel, qui sont autorisé·es à accéder à vos données, sont déterminé·es avec précision en fonction de leurs tâches. D’autres membres de l’équipe du projet D4D Hub UA-UE, employé·es par d’autres partenaires de mise en œuvre (GIZ, Expertise France, AFD, LuxDev, eGA, MFA Estonia et ITL), sont également autorisé·es à accéder à vos données lorsqu’elles sont jugées essentielles pour leurs tâches.
Enabel fait aussi appel à des sous-traitants, qui sont des partenaires spécialisés en Belgique ou à l’étranger, auxquels nous faisons appel pour certains services afin d’améliorer la qualité de nos prestations.
Sans être exhaustif, il s’agit de bureaux externes de recrutement, des membres des jurys de sélection ainsi que de toute personne impliquée dans les procédures de recrutement conformément à nos règles internes, le secrétariat social/logiciel de paie, le système HRIS, l’opérateur de téléphonie mobile, les organismes de sécurité sociale, l’administration fiscale, les assureurs, les organismes de formation, les prestataires de services informatiques, les avocat·es, ou les partenaires provinciaux dans le cadre de nos programmes d’éducation à la citoyenneté mondiale.
Ces sous-traitants sont liés contractuellement avec nous et doivent, par conséquent, suivre nos instructions et respecter les principes repris dans notre Déclaration.
En particulier, Enabel s’assure que ses sous-traitants :
- ne disposent que des données qui sont nécessaires à l’exercice de leurs tâches et
- s’engagent vis-à-vis d’Enabel à, d’une part, traiter ces données de manière sûre et confidentielle et, d’autre part, à ne les utiliser que pour l’exécution de leurs tâches.
Enabel transmet également vos données à d’autres personnes si elle y est contrainte en vertu d’une obligation contractuelle ou légale ou si un intérêt légitime le justifie. Dans le cas du projet D4D Hub UA-UE, Enabel partage occasionnellement des données avec d’autres partenaires de mise en œuvre (GIZ, Expertise France, AFD, LuxDev, eGovernance Academy, MFA Estonia et ITL) afin de garantir la mise en œuvre effective des activités du projet.
Dans ces cas, nous veillons à ce que :
- ces personnes ne disposent que des données qu’Enabel doit transmettre en vertu d’une obligation contractuelle ou légale ou qui sont proportionnées à l’intérêt légitime justifiant le transfert ;
- ces personnes s’engagent vis-à-vis d’Enabel à, d’une part, traiter ces données de manière sûre et confidentielle et, d’autre part, à ne les utiliser que pour la finalité pour laquelle les données leur avaient été transférées.
B. Pas de transfert pour utilisation commerciale
Enabel ne transmet pas vos données pour utilisation commerciale à des tiers.
C. Transferts en dehors de l’Espace économique européen (EEE)
Compte tenu des activités du projet D4D Hub UA-UE tournées vers des pays partenaires d’Afrique, Enabel est susceptible de transmettre vos données en dehors de l’Espace économique européen (EEE), dans un pays qui peut, le cas échéant, ne pas assurer un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel. Mais dans ce cas, Enabel garantit des mesures de protection appropriées qui garantissent que vos droits sont également respectés par le destinataire des données en dehors de l’EEE, conformément à un niveau adéquat de protection des données.
Pendant combien de temps Enabel conserve-t-elle vos données personnelles ?
Enabel conserve vos données durant la période de prescription légale ou tout autre délai de conservation qui serait imposé par la loi.
Si la loi ne prescrit pas de délai de conservation spécifique, Enabel détermine le délai sur la base de l’objectif pour lequel les données ont été collectées. Elle ne conserve pas vos données plus longtemps que nécessaire pour accomplir l’objectif poursuivi.
Enfin, lorsque vos données sont collectées sur la base de votre consentement, Enabel les utilise uniquement jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement.
Enabel garantit de ne donner qu’un accès limité aux données archivées et de supprimer ou de rendre anonymes vos données personnelles si la période de conservation est écoulée.
Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Conformément à la législation relative à la protection des données, vous disposez, sous certaines conditions bien définies dans cette législation, de différents droits par rapport à vos données personnelles :
A. Droit d’accès
Vous avez un droit d’accès aux données qui vous concernent. Vous pouvez demander à Enabel si elle fait ce qui suit dans le cadre du projet D4D Hub UA-UE :
- Enabel traite-t-elle ou non vos données à caractère personnel ?
- Dans quel but Enabel les traite-t-elle ?
- Quelles sont les catégories de données traitées ?
- Quelles sont les catégories de destinataires auxquelles elles sont communiquées ?
- Quelle est leur durée de conservation ?
- Quels droits pouvez-vous exercer (rectification, effacement…) ou quelle possibilité existe-t-il d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité pour la protection de la vie privée ?
- Quelle est l’origine des données traitées ?
B. Droit de rectification
Si vous constatez que, malgré tous les efforts d’Enabel, vos données sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander à Enabel de les rectifier.
C. Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
Dans certains cas bien précis, la législation vous permet de faire supprimer vos données à caractère personnel. C’est le cas notamment si :
- les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles Enabel les a collectées ;
- le traitement de vos données est fondé exclusivement sur votre consentement et vous décidez de retirer celui-ci ;
- vous vous êtes opposé·e au traitement de vos données et il n’existe pas dans notre chef de motifs légitimes qui prévalent sur les vôtres.
Votre droit à l’oubli n’est toutefois pas absolu. Enabel est en droit de continuer à conserver vos données lorsque cette conservation est nécessaire entre autres :
- au respect d’une obligation légale ;
- à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
D. Droit à la limitation du traitement
Dans certains cas bien précis, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. Enabel continuera à stocker vos données, mais limitera leur utilisation.
C’est notamment le cas lorsque :
- vous contestez l’exactitude d’une donnée personnelle, le temps que nous puissions contrôler celle-ci et
- vos données, bien que n’étant plus nécessaires à la poursuite des finalités du traitement, vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.
La limitation du traitement prendra fin dans les circonstances suivantes :
- vous donnez votre accord en ce sens à Enabel ;
- le traitement de vos données est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; le traitement est nécessaire à la protection des droits d’une autre personne physique ou morale ;
- le traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêt public.
E. Droit à la portabilité
Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel que vous avez fournies à Enabel :
- vous soient transmises ou
- soient transmises directement par Enabel à un·e autre responsable du traitement, à condition que cela s’avère techniquement possible.
C’est le cas lorsque :
- vous avez consenti au traitement de vos données ou le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat et
- lorsqu’il s’agit d’un traitement automatisé.
F. Droit d’opposition
Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur un intérêt légitime ou général dans le chef d’Enabel, vous avez le droit de vous y opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière.
Cependant, il ne sera pas tenu compte de votre demande si notre intérêt légitime s’avère supérieur au vôtre ou si le traitement de vos données demeure nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
G. Droit de retirer votre consentement
Lorsque le traitement par Enabel est basé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement de vos données à caractère personnel effectué durant la période précédant votre retrait de consentement.
À qui vous adresser ?
Pour exercer vos droits, il vous suffit d’adresser votre demande datée et signée, accompagnée d’une photocopie recto de votre carte d’identité par courrier ou e-mail au ou à la délégué·e à la protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes :
Enabel
Data Protection Officer
Rue Haute 147
1000 Brussels
e-mail: DPO@enabel.be
Ces droits sont gratuits et peuvent être exercés à tout moment. Enabel s’engage à répondre à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception.
Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation de la législation en matière de vie privée, vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Brussels
Tel.: +32 2 274 48 00
Mail: contact@apd-gba.be
Comment rester au courant des modifications apportées à cette déclaration de confidentialité ?
Enabel peut modifier ou mettre à jour la présente déclaration de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements apportés à nos pratiques concernant le traitement de vos données personnelles ou les changements apportés aux lois applicables. Pour ce faire, nous affichons la version mise à jour sur nos canaux de communication. Nous vous invitons donc à consulter régulièrement la dernière version en ligne de cette déclaration. La date des modifications les plus récentes figure sur cette version.
Comment nous contacter au sujet de cette déclaration de confidentialité ?
Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles ou des remarques relatives à la présente déclaration de confidentialité, veuillez contacter le ou la délégué·e à la protection des données d’Enabel :
- Soit par courrier adressé à : Enabel / Data Protection, Rue Haute 147, 1000 Bruxelles
- soit par e-mail à l’adresse suivante : DPO@enabel.be